Služební vůz je příjemný benefit – a někdy i nutnost. I využívání firemních aut má však svá pravidla. Má je vaše firma sepsaná? Přečtěte si, proč se jí to vyplatí.
Anglickým pojmem Car Policy se označuje interní směrnice společnosti, která upravuje správu a využívání firemních vozidel.
Jde o důležitý dokument pro fleet manažery, vedení firmy i zaměstnance, kteří služební vozy využívají. Přesto ho zdaleka ne každá firma má. Řada českých společností spravuje vozový park bez psaných pravidel, podle aktuální situace. Jasně sepsané pokyny mívají častěji nadnárodní společnosti a firmy, které využívají auta na operativní leasing. Car Policy se však osvědčuje i u menších společností.
Možná se ptáte, proč se tvorbou Car Policy vůbec zabývat. Důvodů je hned několik.
První z nich jsme už naznačili – směrnice o správě vozového parku určí jasná pravidla, kterými se bude tato oblast řídit. To ocení zejména fleet manager a vedení společnosti.
Car Policy vám usnadní práci a omezí i rizika, která se s firemními vozy pojí. Ve směrnici totiž stanovíte také závazná pravidla pro nákup a užívání vozů nebo odpovědnost za škody či nehody. V případě problémů tak máte dokument, na který se můžete odvolávat.
Car Policy má i ekonomické výhody. Díky této interní směrnici víte přesně, kteří zaměstnanci mají nárok na který vůz, a tím i kolik vozů vaše firma skutečně potřebuje. Navíc se vám lépe plánují náklady, protože si stanovíte maximální částku, do které se měsíční náklady na provoz auta (např. splátka operativního leasingu, pohonné hmoty apod.) musí vejít.
Směrnici je samozřejmě vhodné pravidelně aktualizovat, aby skutečně odpovídala potřebám firmy a vývoji nákladů spojených s pořízením a provozem firemních vozů.
Závazná podoba Car Policy nikde předepsána není. Každá firma si proto vytváří směrnici podle vlastního uvážení. Před napsáním si tedy dobře rozmyslete, které oblasti správy vozového parku by měl váš dokument pokrývat. Co Car Policy upravuje nejčastěji?
Car Policy se obvykle zabývá všemi etapami „života“ vozu v rámci firmy. Proto v ní nechybí pravidla pro pořízení vozu.
Důležitým bodem je především maximální cena vozu, ať to buď pořizovací cena auta, nebo výše měsíční splátky operativního leasingu (pokud si auto pronajímáte). Větší firmy mívají dokonce několik kategorií vozidel – a pro každou mohou platit jiné limity.
Některé společnosti si interně určují také další parametry vozu. Může to být preferovaná značka (např. Škoda), typ karoserie, typ pohonu nebo třeba barva laku. Mnohdy hraje roli také výbava vozidla, zejména bezpečnostní prvky.
Tip! Nevíte, zda pořídit auto z úspor, nebo si ho pronajmout? Přečtěte si, komu se vyplatí operativní leasing.
Na služební auto mají většinou nárok pouze vybraní pracovníci. Typicky jde o vedení firmy a zaměstnance, kteří v rámci pracovních povinností často cestují (např. obchodní zástupci). Může jít ale i o další personál, který vůz využívá jako zaměstnanecký benefit. V tomto ohledu má podle HR managerů služební auto řadu výhod. Car Policy upravuje, komu firma vůz přidělí, o jaké auto půjde a jak předání vozu probíhá.
Podstatnou součástí Car Policy je také jasné vymezení zodpovědnosti za svěřené vozidlo. Předpis stanoví jednak povinnosti uživatele vozu, jednak řeší také otázku pojištění a zodpovědnosti za případné škody nebo dopravní přestupky.
Doporučujeme v dokumentu ošetřit také postup v případě dopravní nehody (včetně jednání s pojišťovnou a zajištění náhradního vozidla) nebo spáchání dopravního přestupku. Text by měl přiblížit rovněž postup v situaci, kdy dojde k odcizení vozu.
Car Policy často zmiňuje i činnosti, které jsou při používání služebního vozu zakázané. Může jít například o kouření ve vozidle, pronajímání auta dalším osobám nebo nabírání stopařů.
Zodpovědné firmy zajímá nejen ekonomická stránka věci, ale i bezpečnost zaměstnanců. V Car Policy je proto vhodné upravit zásady, které budou firma i sami řidiči dodržovat.
Ty se mohou týkat už samotného výběru vozu. V dokumentu si například určíte, že každé firemní auto bude povinně vybaveno airbagy, ABS, parkovacím asistentem a dalšími bezpečnostními systémy.
Do aut můžete také nainstalovat chytrou telematiku, která vyhodnocuje styl jízdy a radí řidičům, jak jezdit lépe.
Bezpečnost jízdy se dá kromě výbavy vozu posílit i dalšími způsoby. Dobrou volbou jsou například kurzy defenzivní jízdy, které naučí zaměstnance předvídat nebezpečné situace na cestách a pomohou jim jezdit bezpečněji. Získané dovednosti mohou pomoci snížit nejen nehodovost, ale i spotřebu paliva a uhlíkovou stopu.
Oba zmíněné přístupy kombinujeme v rámci inovativního programu zodpovědné jízdy GoBetter! Ten mohou v Business Lease využít zákazníci, kteří využívají naše auta na operativní leasing.
Vaše vozy vybavíme senzory SafeDrivePod, které monitorují styl řízení a navrhnou, jak jej zlepšit. Anebo pro vaši firmu zajistíme školení defenzivní jízdy u našich partnerů. Detaily vám rádi sdělí naši specialisté – stačí se jim ozvat.
S předchozími body souvisí i další normy pro užívání vozu. Směrnice zpravidla stanovuje maximální dobu užívání vozidla, a to buď přímo časově (např. 4 roky) nebo na základě nájezdu vozu (např. 120 000 km). Tyto údaje jsou klíčové především pro správu a obměnu vozového parku.
Důležitá jsou také pravidla pro čerpání pohonných hmot. Firmy v Car Policy upravují platbu za pohonné hmoty, užívání tankovacích karet a související otázky.
Některé společnosti rovněž umožňují užívání firemních aut k soukromým účelům. Pokud je to i váš případ, nezapomeňte do Car Policy příslušný oddíl doplnit.
Car Policy také většinou stanovuje, kdo odpovídá za pravidelnou údržbu vozu. Pokud využíváte auto na operativní leasing, servis často řeší leasingová společnost (jde o jednu z výhod operativního leasingu pro firmy). V případě zakoupeného vozu se o pravidelnou údržbu zpravidla stará firma sama. Řidič pak obvykle řeší drobné úkony typu doplnění oleje.
Posledním důležitým oddílem jsou pak pravidla pro vrácení služebního vozu (např. po ukončení pracovního poměru). Car Policy obvykle ošetřuje také otázku vyřazení vozu – ať už jej podnik následně prodá, nebo předá zpět leasingové společnosti.
Správa vozového parku znamená spoustu starostí, nejen s administrativou. Rádi vám práci ulehčíme. Pořiďte si do firmy auta na operativní leasing od Business Lease – a údržbu či pojištění vyřešíme místo vás. Domluvte si konzultaci s naším zástupcem a probereme detaily.
